BDESE (ex-BDES) : base de données obligatoire pour les entreprises

Pour remplir son rôle de représentation du personnel et rendre un avis éclairé lors des consultations, un Comité social et économique (CSE) doit pouvoir s’appuyer sur des informations fiables relatives aux décisions stratégiques de l’employeur. C’est tout l’objectif de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE), version rénovée de la BDES, entrée en vigueur en 2022 (Décret d’application n° 2022-678 du 26 avril 2022). 

Consignant les lignes directrices de la vie sociale, économique et environnementale de l’entreprise, il s’agit d’un outil solide pour consolider les bases d’un dialogue social ouvert entre parties et pour clarifier la vision stratégique des dirigeants. Mais quelle est sa signification et de quoi s’agit-il ? Quel est le contenu de la BDESE ? Comment la mettre en place ? Les explications de Big Média.

Qu’est-ce que la BDESE (ex-BDES) ?

BDESE, la définition

Le 22 août 2021, la loi Climat et Résilience donnait vie à la base de données économiques, sociales et environnementales, plus connue sous l'acronyme BDESE. Succédant à la base de données économiques et sociales (BDES), cet outil recense des données relatives au développement durable dans les entreprises. Elle reflète ainsi les grandes orientations de la vie sociale, économique et environnementale en entreprise. Elle est renseignée et mise à disposition par la direction de l’entreprise, son service financier et son service des ressources humaines.

À quoi sert la BDESE ?

La BDESE se comprend comme une source d’information pour les membres du Comité social et économique, autorisés à en analyser le contenu et à en faire le bilan en vue de leur consultation annuelle, sur les points suivants :

• Les orientations stratégiques de l'entreprise 
• les incidences de cette stratégie sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, la formation professionnelle, l'organisation du travail, le recours à des contrats temporaires et à des stages 
• la conjoncture et la progression économique et financière de l'entreprise, les changements relatifs à son organisation juridique 
• la politique sociale de l'entreprise : conditions de travail, santé et sécurité, travailleurs handicapés

La BDES devient la BDESE

Le partage des informations sur les enjeux économiques et sociaux de l’entreprise n’est pas nouveau. Auparavant, le CSE pouvait baser ses observations sur la Base de Données Unique (BDU) puis BDES (Base de Données Économiques et Sociales).

En 2021, les pouvoirs publics ont décidé d’une mise à jour de la BDES, avec l’intégration d’une dimension environnementale aux informations partagées. Cette prise en compte d’un volet lié au climat a pour but d’inciter les entreprises à adopter une politique générale en matière d’environnement. Elle a par ailleurs pour objectif de mobiliser les organisations privées en faveur de la lutte contre le réchauffement climatique, notamment via le bilan carbone. Elle vise enfin l’engagement des sociétés sur le terrain de l’économie circulaire, en incorporant des indices liés au tri et au recyclage des déchets, à la réduction de la consommation d’énergie, à l’utilisation durable des ressources, etc.

Quelles sont les obligations de la BDESE ?

Quelles entreprises sont concernées par cette base de données? 

Depuis 2021, les entreprises d’au moins 50 salariés doivent obligatoirement mettre une base de données à disposition des membres du CSE ou des représentants du personnel. Notons que les entreprises à établissement multiples doivent établir le calcul des effectifs au niveau global de la société.

Qui doit rédiger la BDESE ?

La conception de la BDESE, son développement, sa mise en œuvre et la mise à jour des données collectées dans ce cadre est à l’initiative de l’employeur. Il a en effet la responsabilité légale de proposer une base de données à destination de l’ensemble des représentants du personnel.

Quelle durée doit couvrir la BDESE ?

La base de données économiques, sociales et environnementales reflète les orientations d’une entreprise à un instant précis. Elle est donc renouvelable tous les ans. Elle doit être établie de manière à couvrir les informations des deux années précédentes, de l’année en cours ainsi que les trois périodes à venir. Cependant, en vertu de l’article L2312-21 du Code du travail, les parties prenantes peuvent s’accorder sur une période autre que celle décrite ci-dessus.

Pourquoi mettre en place une BDESE dans son entreprise ?

La mise en œuvre d’une BDESE apporte 4 bénéfices principaux : le renforcement du dialogue social, la consolidation de la transparence au sein de l’entreprise, la sécurisation des données de l’organisation et la génération de gain de temps pour les services RH.

L’intensification du dialogue social

Grâce à la BDESE, les instances représentatives du personnel ont accès aux orientations stratégiques de l’entreprise, ainsi qu’aux données relatives à situation financière de la société. Elles ont donc un niveau de connaissance équivalents aux membres de la direction, ce qui permet d’ouvrir un dialogue sur des bases saines et égalitaires.

L’affermissement du principe de transparence dans l’entreprise

La base de données partage, en toute transparence, un grand nombre d’informations sensibles. Le CSE a une totale visibilité quant aux implications sociales et environnementales de la stratégie de l’entreprise. Il dispose par ailleurs des moyens pour vérifier que les organes de direction tiennent leurs engagements et pour évaluer ses avancées sur la base d’indicateurs clairs. Elle offre ainsi aux membres du comité une clarté de vision de la stratégie de l’entreprise, et renforce le lien de confiance noué entre salariés et employeurs.

La sécurisation des données

La sécurisation des données est un challenge quotidien pour les entreprises, dans lequel doit pleinement s’inscrire la BDESE. Les solutions dédiées procurent un haut niveau de sécurité des données et sont en outre conformes au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Un gain de temps pour les équipes RH

En tête de proue sur les sujets liés à la compilation et au partage des données aux représentants du personnel, les services RH ont tout à gagner à mettre en place une BDESE. Grâce à l’automatisation d’une base de données, ces équipes peuvent gagner en productivité et se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Quel est le contenu de la BDESE ? 

Selon l’effectif de l'entreprise, les données et les thématiques obligatoires sont amenées à varier. On y retrouve cependant, dans la plupart des cas, les informations suivantes : 

• les données économiques (chiffre d’affaires, investissements, aides publiques, fonds, etc.) 
• les données sociales (rémunération, évolution du nombre de salariés, typologie des contrats, etc.) 
• les données environnementales (pollution, économie circulaire, changement climatique, etc.)

Les 11 catégories d’une BDESE

Selon l’article R225-105 du Code du commerce, voici les 11 catégories qu’il est possible de développer dans une BDESE, avec quelques exemples d’indicateurs à suivre.

Deux manières de procéder sont envisageables au moment de définir le contenu et les modalités de fonctionnement liés à cette base de données. Un accord collectif d’entreprise peut d’abord être négocié. Attention toutefois, seules 2 des 11 rubriques peuvent être exclues : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. En cas d’échec de la négociation, ou en son absence, les conditions du Code du travail s’imposent.

Mentions obligatoires dans la BDESE selon l’effectif de l’entreprise

Comme nous l’avons souligné en préambule, le Code du travail prévoit un contenu différent selon l’effectif de l’entreprise. 

Ainsi, une entreprise de 50 à 299 salariés devra développer le contenu mentionné au paragraphe précédent dans leur BDESE, en l'absence d’un accord (Code du travail - Article R2312-8).

Si l’entreprise compte 300 salariés ou plus, le contenu obligatoire différera selon qu’elle est soumise à l’obligation de déclaration de performance extra- financière (DPEF). 

Si elle a plus de 500 salariés ou que son chiffre d'affaires ou son total du bilan sont supérieurs à 100 millions d’€, la société est soumise à cette déclaration. Elle est alors tenue de présenter une BDESE comprenant les 9 catégories d'informations suivantes, en l'absence d'accord d'entreprise : Investissement social, Investissement matériel et immatériel, Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, Rémunération des salariés et dirigeants, Représentants du personnel et activités sociales et culturelles, Rémunération des financeurs, Flux financiers, Transferts commerciaux et financiers, Environnement.

Lorsque l’entreprise n’est pas soumise à la déclaration de performance extra- financière, le modèle de la BDESE à suivre inclura, pour les entreprises de plus de 500 salariés, les 9 critères mentionnés dans le paragraphe précédent et un bilan des émissions de gaz à effet de serre (Code du travail - Article R2312-9).

Qui peut consulter la BDESE ?

Les conditions d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation sont définies par l’employeur. Toutefois, la loi prévoit que la BDESE reste accessible en permanence à minima aux acteurs suivants : 

• Le Comité Social et Économique (CSE) ; 
• Les délégués syndicaux ou délégation unique du cas personnel (DUP) ; 
• Le comité d’établissement (pour les entreprises à établissements multiples).

Ces derniers sont en revanche soumis à une obligation de discrétion dès lors qu’ils utilisent la BDESE, en raison des données sensibles qu’elle contient. 

Dans le cas général, une personne extérieure n’est pas autorisée à consulter la BDESE. La loi envisage toutefois des exceptions ponctuelles, notamment lorsque le médecin du travail le demande, ou qu’un agent de l'inspection du travail effectue un contrôle.

BDESE : que dit la loi ?

Définie par les articles L. 2312-18, L. 2312-36 et L. 2312-21 du Code du travail et le règlement R225-105 du Code du commerce concernant les indicateurs environnementaux, la BDESE est une obligation légale en France pour les entreprises d'au moins 50 salariés. La loi impose des formats différents selon la taille de l’entreprise : 

• moins de 300 salariés : format papier ou informatique ;
• plus de 300 salariés : support informatique obligatoire. 

Les textes officiels prévoient, en outre, des sanctions en cas de non-respect de ces obligations. En l’absence de base de données, le délit d’entrave peut être retenu contre l’employeur. Ce dernier peut écoper d’une amende de 7 500 €. Lorsqu’une BDESE est incomplète ou que sa mise à jour est manquante, le CSE peut procéder à la saisine du président du tribunal judiciaire. L’employeur sera, à la suite de cette procédure, tenu de corriger ses manquements.

Comment mettre en place la BDESE dans son entreprise en 4 étapes ?

Si une BDESE est un outil utile en matière de transparence et de renforcement du dialogue social dans une organisation, sa mise en place demande une certaine rigueur. Elle nécessite d’abord de déterminer quels acteurs de l'entreprise interviendront dans sa conception, puis une négociation quant au contenu et aux droits d’accès, avant de compiler les informations et de les mettre à jour.

1. Identifier les parties prenantes

De multiples parties prenantes interviennent dans la création, la mise en place et l’actualisation des données collectées dans le cadre de la BDESE. Bénéficiaires, personnes en charge de la rédaction de la base, personnes qui relisent et valident le document doivent donc au préalable être identifiées, voire formées. La mobilisation des services RH est ainsi souvent requise.

2. Vérifier le format, le contenu obligatoire et les droits d’accès

Selon la taille de l’entreprise, le support final, le contenu obligatoire ainsi que les règles d’accès et de confidentialité peuvent varier. Avant d’entamer la phase de création de la base de donnée à proprement parler, il est donc important de vérifier le périmètre et la forme que doit prendre le document.

3. Collecter les données

Afin de mutualiser et d’optimiser la collecte des données, il est recommandé de procéder à un inventaire complet des sources potentielles d’information, telles que le bilan carbone, la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) publiée en 2022 par l’Union Européenne, la stratégie RSE, etc.

4. Mettre à jour les données

Enfin, il est indispensable de prévoir une mise à jour annuelle de la BDESE. L’employeur est responsable non seulement de la création mais aussi de son actualisation périodique. Pour rappel, les données rapportées dans cet outil doivent couvrir les deux années précédant sa mise en place, l’année en cours ainsi que les trois années suivantes. 

_{Sources : 
Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) - 
entreprendre.service-public.fr - 28/04/2022
Guide sur la BDSE - Site BDESE - bdese.com - 08/11/2023
Décret n° 2022-678 du 26 avril 2022 relatif aux indicateurs environnementaux devant figurer dans la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) et aux formations économiques, sociales, environnementales et syndicales - Légifrance www.legifrance.gouv.fr  - 26 avril 2022
Article R225-105 - Code de commerce - Légifrance - www.legifrance.gouv.fr - 01 janvier 2021Fiche BDESE - Portail RSE - portail-rse.beta.gouv.fr- 08/11/2023}