La gouvernance adaptative ou comment responsabiliser ses employés

83 % des collaborateurs d’un client de la Fabric, une société de services et conseils aux entreprises ayant adopté la gouvernance adaptative, ne souhaitent pas revenir à un mode de fonctionnement classique. Le chiffre est même de 94 % chez ceux qui la pratiquent depuis plus de douze mois. Inspiré de l’holacratie - un système de gouvernance prônant l'autonomie des employés et l'absence de hiérarchie - cette méthode de management repose en grande partie sur l’esprit d’équipe et ne tient pas sur une organisation officielle mais sur la co-construction de cette dernière. La gouvernance adaptative doit être en mesure de servir le But d’Ordre Supérieur (BOS), identifié et définit par le groupe.  Si elle s’est démocratisée avec la pandémie, cette technique n'est pas nouvelle.  "On ne peut plus manager comme avant, de nouvelles voies s’ouvrent, la gouvernance adaptative répond particulièrement bien aux problématiques issues d’un environnement incertain et complexe et cela impacte notre leadership", affirmait déjà en 2018 Jean-François Hadida, directeur d'université d'entreprise Orange Campus et conférencier, à l’association des entrepreneurs Germe. 

Comment ça marche ? Les personnes peuvent s’autodéterminer pour porter le leadership d’une action. Par ce biais, le supérieur se positionne en aval et en amont du projet sur un pilotage « flat », qui consiste à moins hiérarchiser l’entreprise et laisser davantage de liberté aux employés. Une organisation qui permet plus de réactivité que le management traditionnel où chaque décision doit être validée par le responsable. Dans ces conditions, la définition des métiers et rôles de chacun via la classique fiche de poste disparaît.   

La gestion des rôles au centre de la gouvernance adaptative     

La gouvernance adaptative tendrait à rendre l'organisation plus fluide. Pour la mettre en place, il est nécessaire de clarifier les fonctions de chacun au sein de l’entreprise afin d’instaurer l’auto-organisation. Cette répartition est ce que l’on appelle l’activité de gouvernance. Elle pousse l’équipe, via son intelligence collective, à définir clairement les tâches de tous pour répondre au besoin de l’entreprise.    

Il faut tout de même préciser que ces rôles sont reliés les uns aux autres par un objectif commun, amené à évoluer au fur et à mesure des changements dans l’organisation de la société. Les fonctions de chacun doivent être en permanence mises à jour et précisées pour que la circulation des informations entre les personnes reste fluide. Il n’est pas question de mettre en place une organisation rigide mais de se référer à une simple explication du « qui fait quoi » pour favoriser la compréhension et éviter les confusions. D’où le nom de gouvernance adaptative. Même si cette organisation paraît séduisante, Léa Le Bourhis employée chez ENGIE, ne recommanderait pas cette technique de management à tout le monde : "Cela demande du temps, de la discipline, et de la rigueur, explique-t-elle lors de son entretien avec la plateforme de conseil Humanage, après deux ans d’accompagnement. Il y a toujours le risque de passer trop de temps sur soi-même plutôt que de délivrer auprès des clients.” 

L’importance de ces rôles dans le processus   

En général dans les entreprises, un employé fait partie d’une équipe dirigée par un supérieur. Une organisation simple mais qui peut tout de même sembler rigide. Ainsi, travailler en mode projet rompt avec ce système et les employés sont séparés de leurs équipes pour s’occuper des sujets transversaux souvent pilotés par d'autres managers. La gouvernance adaptative propose d'aborder différemment l'organisation et d’utiliser les rôles indépendamment des personnes. Certains ne demandent que quelques heures par mois, tandis que d'autres sont à plein temps. Un individu peut s’occuper d’un ou plusieurs rôles. Les personnes appartiennent à un ou plusieurs cercles, dans lesquels chacun d’entre eux auto-arbitrent les priorités en cohérence avec celles de l'entreprise et s'auto-organisent pour définir et ajuster au fil du temps les responsabilités réparties dans l'équipe. “Il faut un manager convaincu, qui soit prêt à mettre une partie de son autorité de côté, et une équipe déjà habituée à ce que le chef ne soit pas le seul et unique à donner son avis.”, nuance Léa Le Bourhis.

Si l’on considère que les rôles sont distincts des personnes, la gouvernance adaptative appuie sur le fait que ces derniers n'appartiennent pas à leurs porteurs mais qu'ils sont un objet collectif. Ils sont créés et définis collectivement avant d’être confiés à des collaborateurs. Si chacun ne porte que la responsabilité de son rôle, le système se grippe. Au contraire, si une entreprise a recours à la gouvernance adaptative, chaque membre de l'équipe doit s'assurer que le travail d'ensemble est exécuté et doit ainsi partager les informations et faire part de ses besoins.