Combien vous coûtent vos réunions ?

Un cadre français passe, en moyenne, plus de temps en réunion qu’en vacances. Si on n’a jamais rien trouvé de mieux que la réunion pour rassembler ses équipes et faire avancer un projet, la réunionite, quant à elle, pose problème. Lorsque la perte de temps et de motivation sont évoqués par la plupart des salariés qui la subissent, la perte de productivité qui en découle intéresse tout autant les dirigeants d’entreprise. Comment calculer ce que coûte vraiment une réunion de travail inefficace et surtout comment l’éviter ? On fait le point. 

Quels outils pour lutter contre la réunionite ?

« La réunionite a toujours existé », affirme Benjamin Curiel, fondateur de l’agence Shin. Définie comme la propension excessive à organiser des réunions inutiles, elle fait perdre, en moyenne, de huit à dix-sept jours de travail par an aux cadres français. « Le télétravail n’a fait que la renforcer, en créant de la distance entre les collaborateurs et en les obligeant ainsi à avoir recours aux conférences en visio pour se parler », ajoute Benjamin Curiel.
 
Si la tendance n’est pas nouvelle, ce qui l’est, ce sont les outils développés ces dernières années pour calculer le coût des réunionites. Le laboratoire Brainswatt, spécialisé dans la transformation digitale, a dégainé dès 2015 en lançant son Réuniomètre. Le principe ? Le coût d’une réunion y est calculé en temps réel en fonction du nombre de participants, de leur salaire moyen, des charges patronales, et du temps alloué.  
 
Shopify, plateforme de commerce en ligne, a également développé en interne un outil capable de mesurer l’impact des réunions inutiles sur le chiffre d’affaires de sa structure. Kaz Nejatian, COO de Shopify s’en est d’ailleurs expliqué dans une interview. « Le calculateur de coûts est là pour remettre en question le statu quo, en incitant nos équipes à reconsidérer la nécessité des réunions et à explorer des méthodes de collaboration plus créatives. » Connecté au Google agenda des employés de l’entreprise SaaS (logiciel en tant que service), l’outil de calcul se lance automatiquement dès qu’une réunion est lancée. Un moyen censé dissuader certains salariés de se réunir, alors qu’un simple e-mail suffit parfois. 

Comment organiser des réunions de travail efficaces ?

Seulement 25 % des réunions aboutissent à des prises de décision, d’après une étude Opinionway-Enquête Humaine. Un constat qui demande à revoir, en amont, l’organisation des conférences entre collègues. « Une réunion efficace doit posséder un ordre du jour complété et, à l’issue, un compte rendu détaillé avec la répartition des missions, ressources et deadline », précise Benjamin Curiel, fondateur de l’agence Shin. « Autrement, ce n’est pas une réunion mais juste un rassemblement d’équipes qui perdent du temps sans aucune prise de décision. »  
 
Si la tendance est au retour au présentiel depuis quelques mois, la réunion doit être organisée et préparée à l’avance. Les participants doivent avoir reçus, au préalable, une présentation avec l’ordre du jour pour qu’ils comprennent l’importance de leur présence à la réunion et ainsi que leur implication en découle. Si les solutions de messagerie instantanée peuvent s’avérer plus créatives et plus succinctes que des réunions traditionnelles, les collaborateurs doivent obligatoirement communiquer entre eux pour réussir leur mission. « Sauf contrainte géographique de distance, qu’existe-t-il de plus efficace que de rassembler les intervenants physiquement autour de la table ? » questionne Benjamin Curiel. Il convient néanmoins de respecter trois règles clés pour organiser des réunions efficaces : ne pas négliger la phase préparatoire, fixer un objectif clair et réaliste pour sa réunion et enfin définir les prochaines étapes du projet, avant d’envoyer un compte rendu exhaustif. 
 
Pour autant, peut-on se réserver le droit de refuser des réunions ? « La réunion doit être respectée pour qu’elle soit productive », estime le fondateur de l’agence Shin. « S’il y a un manque de rigueur comme un ordre du jour absent, un décalage sur la date de la réunion, ou encore une réunion non planifiée correctement, il reste préférable, selon moi, de décliner la présence à cette réunion. » 
 
Simples gadgets ou véritables outils managériaux, les différentes méthodes de calcul de coût de la réunion inefficace mettent néanmoins le doigt là où ça fait mal : le gâchis de la réunionite a en effet été estimé à près d’un million d’euros par an dans les PME hexagonales.