Trois conseils pour organiser des réunions vraiment efficaces 

Un cadre français passe plus de temps en réunion qu’en vacances. Le dernier sondage Ifop sur le sujet daté de 2018 et intitulé « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs », nous apprend que cette typologie de salarié passe en moyenne 27 jours par an en réunion. Un chiffre élevé au regard de l’insatisfaction exprimée (49 %) par ces mêmes personnes concernant l’efficacité de ces temps partagés entre collègues. D’où la nécessité de bien préparer en amont ces moments de vie au bureau et ainsi lutter contre la « réunionite ». En collaboration avec Benjamin Curiel, fondateur de l’agence Shin, on vous donne trois conseils pour planifier et mettre en œuvre des réunions efficaces.

Ne pas négliger la phase préparatoire

L’agenda apparaît comme la toute première chose à soigner en amont de la réunion. « C’est la première étape importante, mais elle est bien souvent négligée », confie Benjamin Curiel, également coach en gestion de projet chez Humanskills. « Transférer une invitation, ce n’est pas possible. Le courrier électronique envoyé aux différents participants doit posséder un objet et le déroulé de la réunion doit être mentionné clairement. Cela s’appelle de l’autorité intelligente, qui passe par l’écriture. Il convient également de préciser ce que l’on attend de chaque intervenant et donner la possibilité à ces derniers d’ajouter des ‘points’ s’ils le jugent pertinent. » Une réunion non-préparée est clairement vouée à l’échec. Le succès en incombe aussi bien à l’instigateur qu’aux différents participants. « Les salariés doivent venir aguerris, c’est-à-dire motivés, avec des idées et ne pas commencer à réfléchir au sujet seulement une fois assis dans la salle », ajoute Benjamin Curiel. La phase préparatoire ficelée, place à l’objectif et aux moyens mis en œuvre pour capter l’attention des participants. 

Définir un objectif clair et réaliste pour sa réunion

Pourquoi se voit-on ? Pour faire un point sur un sujet en cours ? Pour le lancement d’un nouveau projet ? Pour discuter du management ? « Une réunion doit toujours être définie par un objectif précis et exécutable ensuite par l’ensemble des protagonistes », détaille le coach en gestion de projet. « Proposer une réunion, oui, mais dans quel but ? L’objectif doit permettre à l’animateur de savoir où il va mais également aux participants de connaître précisément ce que l’on attend d’eux. » Par ailleurs, si le temps moyen d’une réunion oscille entre 54 min et 1h26, les invités décrochent généralement au bout de 52 minutes, toujours selon le même baromètre Ifop. L’animation s’avère donc primordiale pour capter l’attention de son audience et ne pas perdre en crédibilité. « Elle est marquée par plusieurs éléments subjectifs : le ton, les moments de silence, le fait d’interroger ou de faire participer les individus à la réflexion… », analyse Benjamin Curiel. « Proposer un support imagé, PowerPoint ou autre, joue également beaucoup sur la concentration des participants. » Pour qu’une réunion soit couronnée de succès, la définition des étapes suivantes et l’envoi d’un compte rendu précis sont nécessaires. 

Fixer les « next steps » et envoyer un compte rendu exhaustif

La fin de la réunion est le moment propice pour définir les prochaines étapes, avant le partage d’un compte rendu éloquent. « Le succès de votre meeting dépend également de la conclusion que vous allez apporter », poursuit le fondateur de l’agence Shin. « Il est important d’impliquer les gens via une séquence de questions/réponses entre les différents protagonistes. » Cela permet d’éluder les zones d’ombre et que chacun reparte en ayant assimilé les tâches à réaliser. « Une réunion utile se termine avec la définition des next steps, avec une date butoir. C’est aussi le moment de prévoir la prochaine réunion afin d’éviter des échanges de mails inutiles », ajoute Benjamin Curiel. Enfin, dernière règle d’or : proposer à l’issue de l’ensemble des échanges, et dans les heures qui suivent, un compte rendu complet. Il sera le garant des potentielles relances, mais également du suivi de la progression des équipes. Car il ne faut jamais perdre une chose de vue : les décisions doivent aboutir à des réalisations.