4 conseils pour améliorer la gestion administrative de son entreprise

Maguette Diop, associée au sein du cabinet Mazars, revient sur l’importance d’optimiser la gestion administrative de son entreprise et partage quatre conseils.

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4 infos pour améliorer sa gestion

« La gestion administrative ne fait pas gagner d’argent. Mais si elle n’est pas optimale, elle peut faire perdre du temps, et donc de l’argent », partage Maguette Diop, associée au sein du cabinet d’audit Mazars, spécialisé dans l’expertise comptable, la fiscalité et le conseil aux entreprises.

Selon une étude de l’Insee datant de 2018, les entrepreneurs passeraient en moyenne 142 jours par an sur la gestion administrative de leur entreprise. « Un temps qui n’est pas employé à générer du business, cœur d’activité d’une entreprise », regrette l’associée. Pourtant, optimisées et bien réalisées ces tâches, parfois rébarbatives, peuvent représenter un atout pour le dirigeant. Voici quatre conseils à appliquer pour mieux appréhender votre gestion.

S’occuper de l’administratif au fil de l’eau

« On connait tous cette phobie administrative qui nous fait repousser à plus tard certains travaux sans valeur ajoutée », s’amuse Maguette Diop. Pourtant, traitée petit à petit, la gestion administrative prendra moins de temps que si elle est réalisée en hâte au dernier moment. « Vous éviterez également des erreurs dues à la précipitation », prévient l’associée. Si certains dirigeants préfèrent garder la mainmise sur ces missions, d’autres choisiront de faire appel à leurs collaborateurs. Leur laissant ainsi plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée.

Déléguer et être clair dans la répartition des tâches

Anticiper et s’entourer de ses collaborateurs, c’est gagner en sérénité. « Il ne faut pas hésiter à déléguer aux personnes pertinentes. » Si, la plupart du temps, les travaux administratifs ne sont pas gérés de manière optimale et efficace, c’est parce que les responsabilités ne sont pas correctement définies. « Il faut être clair dans la répartition des tâches. Si chaque collaborateur sait ce qui lui incombe, il pourra s’organiser », assure Maguette Diop.

Ne pas hésiter à externaliser certaines tâches

Le dirigeant peut externaliser auprès d’experts-comptables certaines tâches non sensibles comme la gestion du personnel (calcul de paie, élaboration des fiches de paie etc.). « Il est également courant que des chefs d’entreprise se rapprochent de leurs conseillers juridiques pour s'occuper de certains aspects afin de se focaliser sur les sujets à valeur ajoutée et qui génèrent du chiffre d’affaires ».

Mais externaliser ne veut pas dire être exempt de toute obligation. « Il faut préparer un contrat très clair sur la mission confiée au prestataire, ce qui est attendu et les responsabilités de chacun », prévient Maguette Diop. Il existe cependant certaines missions trop sensibles pour être externalisées, que le dirigeant devra gérer en direct, ou confier à son équipe. « Il faut se poser les bonnes questions notamment en termes de coûts », précise l’associée.

S’équiper pour ne pas se laisse dépasser

La gestion administrative ne fait pas exception à la technologie. De nombreux outils d’aide, tels que Sage et Payfit, existent et permettent aux dirigeants « d’avoir une vision globale si l’on est plusieurs à travailler sur le même sujet ». Certaines plateformes envoient également des rappels d’échéances, aidant ainsi le dirigeant à éviter tout retard et pénalités.

Néanmoins, « il ne faut pas se reposer uniquement sur l’outil et se dire que la question de l’administratif est réglée. C’est une aide et non une solution », prévient Maguette Diop. L’outil doit servir à gagner en sérénité et accompagner la gestion des tâches de manière plus fiable et plus sereine.  

Julie Lepretre

Julie Lepretre

Rédactrice web