Les règles à connaître pour recruter des stagiaires

Que ce soit dans un grand groupe, une TPE ou un start-up, pour quelques semaines seulement ou un semestre, l'arrivée d'un stagiaire en entreprise s'accompagne de règles et formalités très strictes afin que cette période riche pour les deux parties se déroule au mieux.

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stagiaire

Pourquoi recruter un stagiaire ?

Accompagner un stagiaire est intéressant pour l’employeur qui souhaite former un jeune et lui transmettre son savoir pendant une courte période.

Quant à l'étudiant, c’est pour lui l’occasion de mettre en œuvre et développer ses compétences en vue d'obtenir son diplôme et de favoriser son insertion professionnelle.

Comme il est possible d’embaucher le stagiaire à l’issue de la période de stage, c’est pour l’employeur une opportunité de recruter un collaborateur familier de son entreprise qui aura été formé par ses propres équipes.

Comment recruter un stagiaire ?

Comment trouver un stagiaire ? La réponse n’est pas toujours évidente, voici donc quelques étapes à suivre afin d'engager le stagiaire idéal.

  • Étape 1 : définir le projet de stage. Les entreprises qui prennent des stagiaires doivent identifier les missions qu’ils devront remplir au sein du service qu'ils intégreront : commercial, comptable, marketing, RH, etc.
  • Étape 2 : publier une annonce. Elle doit être claire et attractive. Les plateformes de recherche d'emploi sont les mêmes, qu'elles s'adressent à des étudiants, ou des profils diplômés. Certaines plateformes proposent même de booster les offres mises en ligne pour toucher son audience plus rapidement, mais il est toujours possible de tout faire gratuitement, d'où la nécessité d'anticiper son recrutement.
  • Étape 3 : trier les candidatures. Le profil du stagiaire doit être bien défini et correspondre à son futur rôle.
  • Étape 4 : faire passer un entretien aux candidats. Une rencontre est fortement recommandée si l'on souhaite sécuriser le recrutement et découvrir les "soft-skills" (aptitudes comportementales) du candidat, aujourd'hui fortement réévaluées.
  • Étape 5 : préparer l’accueil du candidat. L’entreprise doit être prête à accueillir le stagiaire, d’un point de vue administratif, mais aussi pédagogique. Pour cela, le livret d'accueil en entreprise est un outil d'accompagnement RH utile pour les arrivants afin de faciliter l'acquisition de repères.

Quelles sont les conditions pour embaucher un stagiaire?

Les stages doivent obligatoirement rentrer dans le cadre d’un cursus scolaire ou universitaire dont le volume pédagogique d’enseignement est d’au moins 200 heures par an. En clair, si le candidat à un stage n’est pas inscrit dans un cursus, vous ne pourrez pas le recruter, expliquant ainsi l’obligation de signer une convention de stage qui mentionne les droits du stagiaire.

Signer une convention de stage

La convention de stage doit contenir :

  • L’intitulé complet de la formation suivie par le stagiaire ;
  • Les activités confiées au stagiaire ;
  • Le nom de l’enseignant référent et du maître de stage ;
  • Les dates du stage et le volume horaire hebdomadaire effectué par le stagiaire ; 
  • Le taux horaire de la gratification et le mode de versement, les avantages éventuels ainsi que les modalités d’autorisation d’absence et des heures supplémentaires du stagiaire ;
  • Le régime de protection sociale du stagiaire ;
  • Les signatures du stagiaire, du responsable de l’entreprise d’accueil, du chef l’établissement d’enseignement ou de formation, de l'enseignant référent et du maître ou tuteur de stage qui encadrera le stagiaire durant sa période dans la société.

Respecter le nombre maximal de stagiaires

Combien de stagiaires l’entreprise peut-elle prendre ? En 2023, pour éviter les abus, le quota de stagiaires est encadré par la loi. 

Dans les entreprises de moins de 20 salariés, le nombre maximal de stagiaires doit être de trois. Dans les entreprises de plus de 20 salariés : le nombre ne doit pas excéder 15 % des effectifs.

Pour les stages dans le cadre d’une formation professionnelle réalisés dans les entreprises de moins de 30 salariés, le nombre de conventions de stage ne doit pas excéder 20 % de l’effectif ni 5 stagiaires en même temps.

Enfin, un même tuteur ou maître de stage ne peut encadrer plus de 3 stagiaires simultanément, quelle que soit la taille de l'entreprise.

Respecter la durée du stage

La durée maximale d’un stage est de six mois par année d’enseignement ou de 924 heures s’il est fractionné dans le temps (article L124-5 du code de l’éducation). Par ailleurs, un délai de carence correspondant à un tiers de la durée du stage précédent doit être respecté entre deux stages sur un poste similaire.

En revanche, cette règle n’est pas obligatoire si un stage est interrompu à l’initiative du stagiaire.

Bon à savoir : 
À l’issue du stage, le stagiaire doit recevoir une attestation de fin de stage de la part de l’entreprise d’accueil dans laquelle figurent la durée effective totale du stage et l’éventuelle gratification versée. 
Retrouvez un modèle d’attestation de stage en ligne proposé par service-public.fr. 
Il est possible d’embaucher le stagiaire à la fin de la période de stage. Sa période d’essai peut être réduite, voire complètement supprimée s’il est recruté pour des missions similaires à celles qu’il a effectuées. 

Un auto-entrepreneur peut-il prendre un stagiaire ?

Il est possible pour un auto-entrepreneur de prendre un stagiaire. En effet, les règles relatives aux Code de l’éducation et Code du travail sont les mêmes que pour les entreprises. Un stage chez un auto-entrepreneur, ou micro-entrepreneur, devra donc répondre aux mêmes conditions qu’un stage en entreprise.

Cependant, former un stagiaire demande du temps et de l’investissement personnel. L’auto-entrepreneur doit bien préparer les tâches à effectuer, être présent et faire preuve de pédagogie. En outre, le stage ne peut pas excéder 6 mois pour une année universitaire. Enfin, la gratification versée au stagiaire n’est pas déduite du chiffre d’affaires du micro-entrepreneur.

Quelle rémunération accorder à un stagiaire ?

Quand il s’agit de payer un stagiaire, on ne parle pas de rémunération ou d’indemnisation, mais bien de gratification de stage.

Si un stage est inférieur à deux mois, l’employeur peut recruter un stagiaire non rémunéré. Sinon, le montant du salaire minimum d'un stage en 2023 est de 4,05 euros par heure travaillée. Si le stage n’est pas exercé de façon continue, la gratification est tout de même obligatoire à partir de la 309e heure de présence dans l’entreprise. Par ailleurs, même pour un stage rémunéré, un bulletin de paie pour le stagiaire n’est pas obligatoire.
 

Bon à savoir :
Si le taux horaire de la gratification de stage ne dépasse pas 4,05 €, l’employeur est exonéré de cotisations sociales.
Vous pouvez calculer la gratification d’un stagiaire avec un simulateur en ligne permettant de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.

 

Quels sont les avantages possibles pour un stagiaire ?

Qu'il soit stagiaire community manager, data scientist, développeur web ou chargé de marketing, le stagiaire en entreprise bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés. Il peut ainsi recevoir : 

  • des tickets-restaurant ;
  • l’accès au restaurant d’entreprise ;
  • les offres du comité d’entreprise ;
  • le remboursement des frais de transports publics à hauteur de 50 % ;
  • une prime de fin de stage s’il s’est montré particulièrement performant. Le montant de cette « prime stagiaire » est laissée à l’appréciation de son organisme d’accueil.

Quid des congés payés et des arrêts maladie pour les stagiaires ?

La grande majorité des stagiaires peuvent prendre des congés payés conformément aux dispositions, qui varient amplement selon le stage, de la convention qu'ils ont signée.

Pour ce qui est des arrêts de travail, les stagiaires reçoivent des indemnités journalières si la gratification est supérieure ou égale au minimum légal. Celle-ci varie suivant la date de conclusion de la convention de stage et si le stagiaire atteint le nombre d’heures de travail minimal requis pour bénéficier de cette indemnité.

Dans les 24 heures suivant l’établissement de l’arrêt maladie du stagiaire, il doit informer son employeur et préciser son statut de stagiaire dans le champ concerné de l’avis d'arrêt de travail.

Quelles sont les situations où le recours à un stagiaire est interdit ?      

  • Il n’est pas possible de proposer un stage à un étudiant pour remplacer un salarié absent, suspendu ou licencié.
  • Contrairement à un salarié, un stagiaire n’a pas d’obligation de production. Il ne peut donc être recruté pour effectuer des tâches correspondant à un emploi permanent.
  • Il est impossible de prendre un stagiaire pour pallier un pic d’activité. Dans ce cas, vous devez recourir à l’intérim ou à un contrat à durée déterminée.
  • Un stagiaire ne peut pas occuper un emploi saisonnier.
  • Il est interdit de confier à un stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

 

Pour aller plus loin : Marché du travail : quelles sont les tendances de recrutement en 2023

 

Sources :

Accueil d'un stagiaire : quelles règles devez-vous respecter ?, Bercy Infos Entreprises, economie.gouv.fr, 21/04/2023

Les stages étudiants en milieu professionnel, ministère du Travail, travail-emploi.gouv.fr, 01/09/2023

Stages : obligations de l'employeur, Site officiel de l’administration française, service-public.fr, 03/05/2021

Stagiaire : les modalités de votre prise en charge, L’Assurance maladie, ameli.fr, 29/12/2022

 

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